Quatro Métricas Essenciais para Melhorar o Seu Processo Ágil – Parte 2: Trabalho em Progresso

É seis horas da tarde. Você pega o seu carro e precisa chegar do outro lado da cidade para uma visita a um casal de amigos. Mas o trânsito está carregado. Você não se move. E os carros a sua volta também não. Você demora quase uma hora chegar no seu destino. Não é muito agradável, certo?

Outra cena. Você vai até a sua sorveteria preferida para combater o calor infernal do verão brasileiro. Mas ao chegar lá você se depara com uma fila com 20 pessoas. Você já sabe, de antemão, que você demorará a ser atendido, a receber o seu sorvete e para piorar irá demorar para pagar a sua conta. Novamente, nada agradável.

Carros, Sorvetes e Demandas de Produto

O mais curioso é que essas cenas tem uma grande relação com métodos ágeis e o seu trabalho como Scrum Master ou Agile Coach.

A quantidade de carros em uma avenida ou a quantidade de pessoas em um sorveteria é, na perspectiva apropriada, o trabalho em progresso. E, por sabedoria, você já sabe que um trabalho em progresso alto implica em:

  • Tempo de atendimento alto (você fica muito tempo dentro do seu carro, você fica muito tempo na fila da sorveteria)
  • Vazão baixa (A avenida está congestionada e poucos carros fluem por minuto; A Sorveteria está abarrotada, os pedidos se acumulam e a fila não flui).

Essa relação entre trabalho em progresso, vazão e tempo de atendimento é bem conhecida. Ela foi sistematizada ainda nos 60 por John Little e é muito conhecida na engenharia da produção como Lei de Little. Na área do conhecimento e para o uso com o método Kanban, Scrum e outros métodos ágeis, podemos escrevê-la da seguinte forma – uma relação entre valores médios.

O termo WIP vem do inglês e significa Work In Progress ou Trabalho em Progresso.

Estamos dizendo que o tempo médio de entrega é uma relação entre o trabalho em progresso médio e a taxa média de entrega do seu sistema.

Em termos super simples, entenda que essa relação lhe diz que se você não controlar o seu WIP, o tempo médio de entrega das suas demandas será muito alto. E, além disso, a sua taxa de entrega (ou vazão) será muito baixa.

Monitorar o Trabalho em Progresso – A Alavanca de Arquimedes

Um italiano bastante astuto, chamado Arquimedes, disse uma vez: me uma alavanca e um ponto de apoio e levantarei o mundo. A monitoração do WIP é a nossa alavanca aqui. Vamos mover o mundo.

Se você monitorar o trabalho em progresso durante o fluxo do seu trabalho, você terá os seguintes benefícios:

  1. Compreender se o time está sobrecarregado.
    Se, por exemplo, você é um Scrum Master em um time com 5 pessoas e observa que o seu WIP está em 70 demandas (exemplo real de um time que observei em 2020), você já percebe que existe um desequilíbrio entre os compromissos assumidos e a capacidade do time.

    Um time sobrecarregado é um sinal claro de um serviço de baixa maturidade (ML0), frágil e com trabalho não sustentável ao longo do tempo.
  2. Observar se WIP está crescendo ou reduzindo indicará se o seu sistema está ficando sobrecarregado ou ocioso.
    Um aumento abrupto no WIP, por exemplo, pode indicar que um enxurrada de trabalho empurrado chegou para o time e que isso pode violar a capacidade do time. O efeito prático será um aumento no tempo de resposta e e redução da vazão.
  3. Observar se as políticas de Limite de WIP estão sendo respeitadas ou não.
    Se você é iniciado em Kanban, sabe que nesse método nós impomos limites ao WIP. Essa é uma política usada para transformar o seu sistema de empurrado para puxado, reduzir a sobrecarga dos trabalhadores e equilibrar a demanda com a capacidade.

    Quando um Agile Master ou um Coach Kanban negocia um limite de WIP com o time, esse limite não irá mudar o comportamento dos clientes internos da noite para o dia. Não é incomum termos violações a esses limites e por isso se torna crucial monitorar o WIP do seu sistema de trabalho.
  4. Compreender se o WIP está balanceado

    Vimos anteriormente que o WIP está ligado ao tempo de entrega. Quanto maior o WIP médio do seu sistema, maior o tempo médio de entrega. E quanto maior o WIP médio, menor a vazão do seu sistema.

    Se o seu sistema de trabalho flui abaixo do esperado e o seu tempo médio de entrega das suas demandas é muito alto, vale observar se não temos um WIP desequilibrado para o seu time ou serviço.
  5. Observar os itens envelhecidos nas reuniões diárias

Quando olhamos para o tempo de entrega das demandas, estamos observamos para um fato passado. Mas se você olha para as demandas em andamento durante o seu sprint ou fluxo contínuo, você irá observar o presente e pode então criar foco nos itens que estão ficando “velhos”.

Um exemplo de um gráfico que considero muito útil nesse sentido é o gráfico de envelhecimento de demandas. Um exemplo é mostrado abaixo.

Esse é um time de marketing com 2 pessoas. Vemos que o WIP instantâneo é 9 e que o WIP no mês de Dezembro variou para cima. O gráfico mostra as 9 demandas que estão em andamento e sinaliza na área vermelha as demandas que estão ficando “velhas”.

Uma demanda pode ser chamada de velha se ela excedeu a mediana no histograma de tempo de ciclo de demandas. E se essa frase ficou confusa, eu explico isso aqui no primeiro artigo dessa série aqui:
Quatro Métricas Essenciais para Melhorar o seu Processo Ágil – (1) Tempo de Entrega

6. Observar se estamos operando em um sistema de trabalho de alta maturidade com o uso do CONWIP

Sistemas de trabalho de alta maturidade tem um WIP estável através uma técnica chamada CONWIP. O CONWIP significa que temos um WIP constante no nosso sistema de trabalho. Por exemplo, se temos um time com 5 pessoas e um CONWIP de 15, nós iremos garantir por desenho e operação que sempre teremos 15 demandas em progresso. A consequência do CONWIP é a seguinte:

  • Toda vez que uma demanda é entregue reabastecemos o sistema de trabalho. O reabastecimento ocorre sob demanda.
  • Uma nova demanda somente pode ser puxada quando uma demanda for entregue (jogo soma zero).

Manter o WIP operando de forma constante tem efeitos incríveis na previsibilidade do tempo de entrega e também na previsibilidade da vazão.


Em resumo. A gestão do WIP é uma força motriz poderosa de serviços aptos para o propósito. Como um agilista, você pode compreender o WIP e usá-lo a seu favor para reduzir o tempo de entrega, aumentar a vazão, alcançar o equilíbrio entre demanda e capacidade e criar agilidade real na sua organização.

Quatro Métricas Essenciais para Melhorar seu Processo Ágil – Tempo de Entrega

Você está com fome e decide pedir uma pizza. Você abre seu App de pedidos e escolhe a sua pizzaria favorita. Depois de selecionar a sua pizza, você efetiva o seu pedido. O relógio marca 19:30 e você e sua família estão com fome. Independente do sabor e da qualidade da sua pizza, eu tenho certeza que você irá monitorar o tempo de entrega. E se o tempo de entrega exceder a sua expectativa, você irá ficar ansioso, com mais fome, ficará mais ansioso e eventualmente irá até mesmo cancelar o seu pedido.

Observar o tempo de entrega é perfeitamente natural na perspectiva do cliente. Trabalhe você com produtos digitais, varejo, TI ou qualquer área de serviços profissionais, o tempo de entrega é uma das principais métricas que qualquer cliente irá monitorar, de forma objetiva ou subjetiva baseada em expectativas de atendimento daquele serviço (SLE – Service Level Expectation).

O Tempo de Entrega Não é um Número

Mas, espere. O tempo de entrega não é um número. Ele é um animal bem diferente e compreender isso te dará uma perspectiva completamente diferente sobre o trabalho que você coordena como PO, Scrum Master ou Gerente de Projeto.

Você decide rever os tempos de entrega da sua pizzaria favorita ao longo de todo o ano de 2020. Você examina o seu histórico e observa que você fez 15 pedidos. Cada um desses pedidos tem um tempo de entrega. Depois de organizar a informação você tem uma tabela similar a abaixo.

Numero do PedidoTempo de Entrega (em Minutos)
#125
#230
#325
#440
#520
#625
#735
#830
#945
#1025
#1135
#1260
#1325
#1420
#1530

Podemos agora organizar essa informação de maneira gráfica da seguinte forma. Colocamos o tempo de resposta no eixo X e iremos empilhar o número de ocorrências que ocorreu em cada momento do tempo. Por exemplo, os pedidos #5 e #14 foram entregues em 20 minutos. E tivemos cinco pedidos (#1, #3, $6, #10 e #13) entregues em 25 minutos. O resultado é mostrado abaixo.

Você pode observar que o tempo de entrega é uma distribuição de números prováveis. Ele é de fato uma distribuição estatística. E observar essa distribuição te dará muita informação gerencial. Primeiro vamos realizar uma interpretação estatística básica dos números.

  1. O tempo de entrega mais comum é 25 minutos, com cinco ocorrências. Chamamos esse valor de Moda da distribuição.
  2. O tempo de 30 minutos divide, aproximadamente, metade dos pedidos com tempo abaixo e metade dos pedidos com tempo acima. Ela é chamado de Mediana da distribuição.
  3. Cerca de 90% dos pedidos foram entregues em até 40 minutos. Chamamos esse valor de percentil 90 da nossa distribuição.
  4. A entrega os seus pedidos varia entre 20 e 60 minutos. Essa é a variabilidade de entrega dos seus pedidos.

O Tempo de Entrega Mostra a Maturidade do seu Serviço

Vamos nos mover agora para dentro da Pizzaria. Se você é o Agile Master da Pizzaria, esse simples gráfico (que chamamos tecnicamente de histograma) lhe dará poderosas interpretações gerenciais. Vamos a ela.

  1. Você pode responder as perguntas sobre o tempo de entrega dos seus pedidos.

    Se um próximo cliente confirma um novo pedido as 20:00, você pode usar o percentil 90 para estabelecer uma expectativa de nível de entrega (SLE). Nesse caso, você pode dizer que em até 20:40 a pizza estará entregue na casa do seu cliente. Você não precisará mais recorrer a técnicas esotéricas como fase da lua, tamanho de camisa ou planning poker.

    Dica: O tempo de entrega da próxima entrega pode ser previsto com o percentil 90% do seu histograma.

2. Você pode analisar se a sua pizzaria entrega de forma consistente

A variabilidade do tempo de entrega mostra o quão consistente você é dentro do processo de trabalho. Se o seu processo apresenta uma cauda muito protuberante você está gerindo um serviço de baixa maturidade (ML0 ou ML1). Um truque simples para isso é dividir o seu percentil 98 pela mediana. Se o valor for menor que 6, é bastante provável que o seu processo tenha uma cauda fina.

No nosso exemplo acima, a razão p98/mediana é 2, que indica que estamos lidando com um processo de cauda fina. Isso indica um serviço de maturidade mais alta (ML2, ML3 ou acima).

Dica: Quanto mais acentuada é a cauda, menos maduro é o seu processo. Use a razão entre o percentil 99 e a mediana para determinar a maturidade do seu serviço que você está gerindo.

3. Você pode monitorar os pedidos que estão ficando “velhos”.

A mediana é um sinal de alarme gerencial importante para você como gestor do seu time. Como ela divide metade das demandas acima e abaixo, valores que excedam a mediana começam a puxar a cauda para a direita. No nosso exemplo, a mediana da distribuição é de 30 minutos. E então todo pedido cujo tempo esteja excedendo 30 minutos requer atenção gerencial. Ele é uma demanda que está ficando velha e irá começar a puxar a cauda da sua distribuição para a direita.

Dica: Use as suas reuniões diárias para monitorar os itens velhos. Use a mediana para determinar o que é “velho” no seu sistema de trabalho..

Compreensão Profunda do Tempo de Entrega – Um Caso Real

 Um exemplo real é mostrado abaixo para um time de desenvolvimento de software. Observe que poderia fazer a mesma análise para um time de RH, Marketing ou de Contabilidade.

Para referência, compilo os principais números aqui:
Moda = 1 dias
Mediana = 5 dias
Percentil 85 = 13 dias
Percentil 98 = 57 dias

Apenas com essas informações, eu consigo responder três questões cruciais.

  1. Qual o tempo de entrega da próxima demanda?
  2. Que demandas devo monitorar de mais perto no seu quadro Kanban?
  3. Estou operando um time de baixa ou alta maturidade?

Resposta 1. O nosso gráfico mostra que podemos estabelecer um SLE para o tempo de entrega do próximo pedido de até 13 dias. Temos uma confiança de 85% para essa previsão.

Na prática, podemos usar valores entre 80 a 99% para estabelecer níveis de confiança de previsão. Você usará valores mais conservadores (percentis mais altos) se você tem clientes ou chefes mais intolerantes com atrasos.

Resposta 2. Toda demanda que estiver no nosso quadro Kanban há mais de 7 dias (mediana) está ficando excessivamente velha. Uma dica de uma técnica que já usei para lidar isso é introduzir uma política que mude a classe de serviço daquela demanda. O efeito prático é o que time precisará focar naquela demanda.

Resposta 3. Esse serviço tem baixa maturidade. Se você dividir o percentil 98 pela mediana terá um valor aproximadamente de 11,4 (57 dias/ 5 dias). Isso indica que estamos lidando com um serviço de baixa maturidade (ML0 ou ML1).

E como aumentar a maturidade de um serviço?

A compreensão profunda do tempo de entrega – não como um número – mas como uma distribuição estatística é uma arma poderosa para Scrum Masters ou Agile Masters compreenderem a maturidade dos seus times, o tempo típico de entrega de demandas e a sua dispersão.

Uma ampla variedade de tempos de entrega indica que o seu tempo de ciclo varia significativamente e seu processo é inconsistente. A isso chamamos de cauda. Se a cauda é longa, então o nosso processo ágil ainda possui baixa maturidade.

Causas comuns para caudas incluem:

  • Tarefas paradas em filas
  • Dívidas de fluxo
  • Dívidas técnicas em sistemas de informação
  • Bloqueios
  • Impedimentos
  • Sobrecarga de trabalho
  • Retrabalho
  • Itens que envelhecem dentro de um sistema

Como Scrum Master, você precisa trabalhar ativamente para aparar a cauda. Afinal, caudas longas são ruins.

Nos próximos artigos dessa série irei lhe mostrar três outras métricas para você avaliar os seus esforços de aumento de maturidade no seu time. Elas são:

  • Trabalho em progresso (ou WIP)
  • Eficiência de fluxo
  • Taxa de entrega (Vazão de Entregas)