Quatro Métricas Essenciais para Melhorar o Seu Processo Ágil — Parte 3: Eficiência de Fluxo

É quarta-feira 9:00 da manhã. Você recebe uma missão do seu chefe de montar um relatório importante para a diretoria. Ele confia no seu trabalho e delega isso a você. Você estima o trabalho e calcula criteriosamente que 8 horas vão ser suficientes. O seu chefe, astuto, racionaliza que o relatório estará na mesa dele Quinta-Feira cedo! Ele está bem animado.

Você inicia o trabalho e começa o seu relatório. Mas hoje é uma meio de semana e o seu WhatsApp está frenético. E o seu telefone também não para. Você é interrompido várias vezes. E, para piorar, surgiu uma urgência em produção que requer a sua atenção… AGORA. No final do dia, você faz o seu apontamento de horas e observa que não teve mais que 2 horas para se concentrar no relatório.

Quinta-Feira chega. Uma novo dia. Vai ser melhor, você pensa. E você começa a trabalhar no seu relatório. Mas observa as 9:30 que os dados que você precisa foram extraídos com erro de intervalo de datas e você vai precisar da ajuda do seu colega de trabalho que trabalha na área de BI. Com urgência você liga para ele para solicitar as informações. Mas a fila dele é maior que a sua! E ele não pode parar o que ele está fazendo agora. Você está parado também pois as suas análises dependem dos dados corretos. E você precisa esperar até que ele lhe retorne.

Agora já se passou um dia e meio quando você finalmente recebe o email dele com os dados correto. Agora é Sexta-Feira, 15:00. Você está realmente muito cansado e não consegue se concentrar muito mais. Depois de 2 horas trabalhando, seu cérebro já está travado. Sua família lhe liga, demandando a sua atenção. Você encerra a semana.

Agora é Segunda-Feira, aquele dia onde você tem várias reuniões. Toda a sua manhã está ocupada. Finalmente, você consegue foco no turno da tarde. Você se concentra e depois de 3 horas mágicas, com poucas interrupções, você termina o seu trabalho. Você envia o email com o documento para o seu chefe as 18:00.

Terça-Feira se passa e você não recebe nenhum retorno do seu chefe. Você, preocupado, tenta entender o porque. E descobre que ele precisou fazer uma viagem para São Paulo para visitar um cliente muito importante. Ele irá retornar de viagem apenas Quarta-Feira à noite.

Agora é Quinta-Feira, 10:00 da manhã. Mas da semana seguinte à promessa manifestada na mente do seu chefe. Ao receber o email, ele observa que o relatório está razoável e o aceita. Mas ele está profundamente irritado com o atraso. “Como você me entrega o relatório com 7 dias de atraso?”

Você fica confuso. Na sua mente, você foi muito eficiente. Você prometeu que trabalharia 8 horas no relatório. E você foi melhor, certo? Você trabalhou 7 horas e entregou o seu relatório. Mas na mente do seu chefe, o relógio é claro. Ele esperou 8 dias pelo relatório. E por isso está tão bravo com você.

Eficiência de Fluxo

Podemos definir a eficiência de fluxo é relação do tempo onde realmente trabalhamos com o tempo total medido no relógio.

No nosso exemplo acima, baseado em uma triste história real, o tempo trabalhado foi de 7 horas. Mas o tempo decorrido no relógio até o aceite do trabalho foi de 48 horas úteis. E portanto podemos calcular a real eficiência na montagem do relatório, conforme mostrado abaixo.

Como a eficiência de fluxo pode ter sido tão baixa na montagem desse relatório?
É simples, se observamos a narrativa. Lá iremos encontrar:

  • Interrupções
  • Impedimentos
  • Bloqueios
  • Esperas
  • Filas
  • Dependências de outros times
  • Cansaço humano

E o que pode aparentar um caso isolado, é infelizmente um fato comum no trabalho do conhecimento. Especialistas no trabalho de fluxo como Troy Mageniss, Vasco Duarte, Donald Reinertsen já mostraram evidências sólidas que a eficiência de fluxo no trabalho do conhecimento é entre 5 a 15%.

David Anderson, líder da comunidade Kanban, nos apresenta uma heurística simples para você observar a sua eficiência de fluxo. Meça a relação do tempo gasto em um trabalho que foi realmente urgente na sua empresa o tempo médio que o trabalho demora para fluir nesse mesmo tipo de trabalho. Ele usou esse racional para mostrar que a eficiência de fluxo para produzir uma vacina não é maior que 10%, quando comparamos o tempo recorde de 10 meses para produzir a vacina da COVID contra o tempo típico observado em casos comuns, que é de 10 anos ou mais.

O fato concreto e matemático aqui é que não devemos colocar atenção inicial se o nosso liderado é “eficiente”, no sentido comando e controle da palavra. O foco deveria ser observar como o trabalho flui pelo sistema. E por isso a eficiência de fluxo é uma métrica tão poderosa para observar o trabalho em times ágeis.

Por que as nossas estimativas falham?

Quando pedimos para alguém para estimar quanto tempo levará para desenvolver uma funcionalidade ou projeto, a pessoa pensa em quanto tempo levaria com uma entrega perfeita entre equipes e outros funcionários com as habilidades especializadas. 

Isso nunca acontece!

O trabalho espera em filas; as pessoas trabalham em mais de um projeto de cada vez; as pessoas tiram férias, as pessoas são interrompidas, as pessoas ficam bloqueadas, as pessoas tem problemas pessoais, as pessoas se cansam ao longo da semana.

Troy Mageniss afirma, com sabedoria: “Estimamos o trabalho, quando precisamos estimar quanto tempo esse trabalho leva para passar por um sistema complexo, dado todas as suas falhas”, Troy Mageniss

De fato, o trabalho do conhecimento flui através de um sistema de trabalho. Sem entender como esse sistema funciona através de métricas como a eficiência de fluxo, o melhor que podemos fazer é estimar um dia de engenharia “perfeito”. E esperar um dia de engenharia “perfeito” é puro pensamento mágico – Wishful Thinking.

Como medir a eficiência de fluxo no meu time Scrum?

Sabemos que o método Kanban e o KMM são esteroides naturais para implementações baseadas em Scrum. Alguns padrões visuais nos ajudam a evidenciar os vilões invisíveis que afetam a produtividade dos times. Apresento nesse artigo aqui três padrões úteis para o seu dia a dia.

Padrão 1 – Filas

No padrão acima evidenciamos os estágio em filas (sub-colunas Pronto). Isso é muito pois permite evidenciar o trabalho que está parado pois ainda não foi puxado pelo estágio de conhecimento seguinte. Por exemplo, vemos que os trabalhos #3, #5 e #7 estão parados. Se o tempo parado for alto, isso pode evidenciar que existem gargalos no estágio em verificação causados por dívida de fluxo, trabalho desbalanceado ou outros motivos que podem ser investigados nas reuniões diárias ou retrospectivas.

Times com mais maturidade avaliam, inclusive, o tempo de ciclo de cada estágio e sub-estágio. Isso permite que você calcule a ineficiência de fluxo do seu sistema de trabalho causada apenas pelas filas.

Da minha experiência implementando sistemas Kanban, observo que filas contribuem com 30, 40 ou até mesmo 50% de ineficiências em fluxo.

Padrão 2 – Impedimentos, Bloqueios, Defeitos

Na figura acima vemos que o trabalho #6 está impedido. Podemos então usar o Kanban para evidenciar os impedimentos, bloqueios, defeitos e qualquer coisa que impeça o trabalho de fluir da esquerda para a direita.

Times com maturidade em sistemas de fluxo atacam em base diária nas reuniões diárias bloqueios, impedimentos e outros ofensores do fluxo. Ter isso evidenciado, portanto, é o primeiro passo.

Times com mais maturidade medem também qual a razão do bloqueio e o tempo que o trabalho ficou bloqueado. Isso permite que façamos, de tempos em tempos, uma reunião de análise de bloqueios agrupados. Isso gera muito aprendizado e oportunidade de melhorar a colaboração dentro do time e a cooperação entre gerências distintas.

Padrão 3 – Esperas por Grupos Externos

Se você trabalha em uma grande empresa, provavelmente o serviço que o seu time está envolvido depende, também, de múltiplos outros times. Em um diagnóstico que estou trabalho para um serviço complexo de uma empresa, observamos dependências de dez outras áreas! E isso é um sinal que provavelmente a eficiência de fluxo será muito baixa nesse ambiente.

Para isso, buscamos evidenciar no quadro Kanban uma sub-coluna para evidenciar, onde necessário, a espera por grupos externos. Isso permite que você compreenda o tempo gasto nessas esperas e gere oportunidade de criar maior cooperação gerencial entre áreas.

O método Kanban e o Kanban Maturity Model apresenta diversos outros padrões para você evidenciar problemas de ineficiência. Aqui nós apenas arranhamos o assunto com algumas possibilidades.

A Atenção do Líder Inteligente

O líder inteligente sabe que o grande problema no tempo de entrega não está na “produtividade” do indivíduo. O grande problema está nos 80 ou 90% do tempo desperdiçados em filas, bloqueios, impedimentos, esperas e outras fontes de ineficiências.

Já o gerente ingênuo ainda acredita que o problema está na produtividade do indivíduo. E daqui derivam os comportamentos de microgerenciamento tão comuns no mercado.

A boa notícia é que você pode escolher ser um líder inteligente. Para isso, comece a medir a sua eficiência de fluxo agora.

“Ausência de evidência não é evidência de ausência”, Carl Sagan

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