Como usar o Método Kanban no Inferno com a ajuda do KMM

Talvez você, leitor, trabalhe em um ambiente infernal. No trabalho do submundo podemos observar os seguintes sintomas.

  • Tudo é prioridade;
  • Você sempre tem mais trabalho para fazer do que a sua capacidade;
  • As entregas são sempre para ontem;
  • Ninguem assume responsabilidade e a cultura da culpa é permanente;
  • Existem brigas diárias de vaidade entre os velhos demônios que criaram o inferno onde você trabalha;
  • Todo dia aparece um diabo novo para satisfazer.

Se você nao se identificou, que bom. Você não trabalha no inferno. Você pode sair da leitura e voltar a tocar harpa por toda a eternidade.

Mas se você se identificou, continue lendo para aprender como gerir o seu trabalho no inferno.

Princípios Gerais 

Antes de aprendermos a usar a ferramenta do modelo de maturidade Kanban, o KMM, precisamos estar cientes de alguns princípios.

  1. O inferno continuará sendo o inferno. Você não irá transformar o inferno em um paraíso, mas pode controlar o seu cercadinho intelectual. Os seus pensamentos são seus e você pode organizar como você irá responder a cada desafio trazido.
  2. O inferno continuará sendo habitado por capetas, ogros e trolls. Mas isso não quer dizer que você precise reagir de forma ruim aos eventos que ocorrem com você. A resposta a cada evento é sua responsabilidade, como reafirmei acima.
  3. Você é o principal responsável. Enquanto quiser trabalhar onde está, você é responsável por fazer o melhor trabalho possível mesmo em cenário de adversidade. Se estiver realmente infeliz e não quiser organizar o seu trabalho, seja honesto com você. Peça contas e deixe a empresa onde está viver na sua própria miséria.

Aplicando o KMM no Inferno

Já descrevi o KMM aqui em um post anterior. Caso não tenha lido, deixo o link aqui.

“O Kanban Maturity Model consolidada mais de 10 anos de experiência na implementação do Kanban em diversos setores, em empresas de pequeno a grande porte. Use-o para obter um melhor senso de realização, fornecer melhores produtos e serviços, encantar seus clientes e obter resultados de negócios superiores.”, David Anderson

Vamos explorar aqui as práticas do nível inicial do KMM, resumida na figura abaixo. No nível zero, que pode ser livremente traduzido como Desatento ou Absorto, temos o nosso trabalho muito desorganizado e precisamos fazer sentido do que fazemos dia após dia. Na dimensão cultural, estamos buscando propósito (Achievement).

Para isso, vamos trazer as práticas ao longo de cinco colunas que se aplicam nesse nivel.

  • Visualização do Trabalho
  • Limitação do Trabalho em Progresso
  • Gestão do Fluxo
  • Políticas Explícitas
  • Laços de Feedback

Visualização do Trabalho

Você deve explicitar o seu trabalho e para isso vai criar um quadro pessoal. Comece simples e tenha três colunas (A Fazer, Em Execução, Finalizado).

Cada pedido, seja de quem vier e pelo modo que vier, deve ser explicitado.

Chegou um telefonema do seu chefe demônio nível 2? Sem problemas. Coloque no seu Kanban.

Chegou uma solicitação do seu cliente mefistóteles nível 4. Sem problemas. Ouça com atenção e registre o pedido dele no seu Kanban.

Chegou agora um pedido no meio do cafézinho do satanás nível 6. Sem problemas. Escreva o pedido em um guardanapo. Ao voltar para a sua mesa, registre o seu pedido.

As regras são simples:

  • Cada pedido é registrado como um cartão.
  • Todo pedido é explicitado. Nada fica opaco e perdido em algum email.

Você pode operacionalizar o Kanban em uma ferramenta simples com o Trello. Mas se possível use uma folha A3 e a deixe na sua mesa. Ou afixe na parede se você tiver permissão para tanto. Afinal, em muitos infernos as paredes são imaculadas e não podem ser usadas. Mas, seja como for, o seu trabalho está agora visível e explicitado para todos.

Limitação do Trabalho em Progresso (WIP)

Você (e ninguém no planeta terra) não consegue fazer muitas coisas simultaneamente.  Não apenas isso é impossível devido como o nosso cérebro foi desenhado pela evolução. Mas isso é também danoso para a sua saúde intelectual e responsável por estresses crônicos e perdas massivas de produtividade.

O método Kanban nos ensina que limita o trabalho simultâneo é bom para sua produtividade. E então você deve limitar a quantidade de trabalho simultâneo que você aceita fazer. Comece com um número pequeno (exemplo. WIP LIMIT = 3) e busque descer para o celestial número 1.

Por exemplo, se você tem WIP LIMIT 1 e um diabo importante chega como uma urgência muito urgente, você cita que todo o trabalho em curso será impactado. Se isso for realmente urgente e confirmado pelo seu gestor, você cria um cartão para isso, coloca o cartão no topo da sua lista, interrompe o trabalho em curso e informa a todos que os outros trabalhos foram paralisados devido a urgência.

Ao ser cobrado pelo trabalho que estava em curso anteriormente, você irá ser metódico e reportar as interrupções que dragaram a sua atenção. E se você for muito interrompido durante um dia, a perda de produtividade será uma consequência natural e isso deve estar muito claro para o seu gestor. Que fique claro para ele como o sistema de interrupções no seu trabalho está afetando a sua produtividade.

Ao mesmo tempo, não devemos ser hipócritas em culpar nossa chefia pela interrupções e depois virar para o lado e abrir o Facebook e Whatsapp a cada 10 minutos. A autossabotagem não é legal e você não pode culpar a sua empresa se você mesmo está criando o seu inferno particular. Se precisar de ajuda, te recomendo esse livro aqui.

Gestão do Fluxo

Você pode ter 30 tarefas para fazer, mas deve ficar claro qual a mais importante nesse exato momento. E esse sistema de classificação deve ser acordado com todas as pessoas da sua organização.

Por exemplo, você pode começar um sistema simples onde você identifica o que é urgente. Ou você pode usar um sistema de priorização com classificação Alta, Média e Baixa. Uma outra técnica é a Matriz de Einsenhower, mostrada abaixo e popularizada no excelente livro Os Sete Hábitos, do Stephen Covey.

Seja qual for o seu sistema, deve haver uma priorização explícita em todo o seu trabalho e acordos claros com suas chefias.

Cuidado. Você terá a sua fé testada e será tentando.a quebrar o seu próprio sistema. Faça isso e você irá queimar em óleo quente por sua própria fraqueza moral. Defina e acorde o seu sistema de priorização e jogue pela regras que você mesmo definiu.

Políticas Explícitas

“O combinado não é caro”, Ditado Popular

Crie e publique as políticas do seu trabalho pessoal. Vou trazer exemplos reais de pessoas da minha rede que definiram:

  • Horários e tempo para horário de almoço.
  • Saída do horário de trabalho
  • Intervalos de descanso durante o trabalho
  • Formas de receber trabalho (e para muitos, whatsapp e conversa de corredor não é uma delas)
  • Tempo para responder a emails. (Email é mecanismo assíncrono de comunicação, afinal de contas)
  • Políticas de priorização de trabalho
  • Atendimento do trabalho (ou não) durante horários no final de semana.

Explicite as políticas e as deixe visíveis no seu Kanban pessoal.

Ou não e seja um profissional “passivo agressivo”. Eles não explicitam seus acordos de trabalho, fazem coisas que não querem, comprometem o seu trabalho e a sua vida pessoal e depois ficam reclamando na rádio peão igual a meninos birrentos de 5 anos. Conheço muitos deles,  que nunca dizem não para seus clientes internos e chefes e culpam as empresas porque nunca conseguem entregar nada.

Laços de Feedback

Se você faz sempre as mesmas coisas, não espere resultados diferentes, Albert Einstein

Todo profissional deve periodicamente observar o seu trabalho em nível pessoal e perguntar:

  • O que está bom?
  • O que está ruim?
  • O que posso melhorar?

Mas não faça isso em pensamento. Abra o seu caderno de anotações, Evernote, One Note, Notepad ou qualquer outro meio e registre isso.

Eu faço isso em base diária por 10 minutos antes de sair de casa. E recomendo que você faça o mesmo, mesmo que seja em base semanal. Ao sistematizar e anotar o que podemos melhorar, tornamos a melhoria contínua um hábito, geramos melhor consciência situacional no nosso cérebro (sistema reticular) e estamos menos sujeitos a cometer os mesmos erros em situações do dia a dia.

E não se preocupe com o tamanho da melhoria. Melhorias, mesmo que incrementais, se aplicadas sistematicamente geram grandes retornos. É o famoso efeito de juros compostos, já demonstrado na teoria de sistemas econômicos.

Resumo – Como controlar o trabalho infernal no nível pessoal

O KMM no nível zero traz bons aprendizados para você domar o seu trabalho e lidar com os capetas que trabalham com você.

Resumo as lições abaixo

  • Visualização do Trabalho. Crie um quadro Kanban para o seu trabalho. Deixe ele visível. Registre tudo que chegar lá.
  • Limitação do Trabalho em Progresso. Controle o paralelismo e interrupções pessoais. Crie foco no seu trabalho. Comunique a todos o impacto das interrupções nos seus acordos. Não entube a desorganização alheia ou você irá fritar.
  • Gestão do Fluxo. Crie priorização para tudo. Acorde o seu sistema de prioridade. Siga suas regras.
  • Políticas Explícitas. Explicite como você trabalha, como você recebe o seu trabalho e quando você não está disponível. Combinado não é caro, certo?
  • Laços de Feedback. Periodicamente pare e reflita sobre como você pode melhorar. Registre seus aprendizados e crie um hábito de Journaling.

“Entre o estímulo e a resposta, existe um espaço. Nesse espaço existe o poder de escolher a nossa resposta. Na nossa resposta está o nosso crescimento e nossa liberdade”, Victor Frankl, o Sentido da Vida.